日照市房地产业协会文件档案管理制度
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日期：2022-05-31
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第一条 协会文件主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，协会上报下发的各种文件、资料。
第二条 协会发文使用两个文号，即“日房协发”和“日房协函”。“日房协发”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件；“日房协函”是以协会的名义发出的函件，主要适用于协会秘书处与协会各分支机构、各会员单位之间的内部业务文件往来。该文号须加盖协会印章。
各分支机构发文使用的文号，根据分支机构名称分别为：即“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”。适用于以协会各分支机构名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件；“日房协开函”是以协会各分支机构的名义发出的函件，主要适用于协会各分支机构与各会员单位之间的内部业务文件往来。该文号须加盖协会分支机构印章。
第三条 文件拟稿须符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级主管部门的有关规定。文件内容须明确具体，说明问题，切实可行，语言通顺，文字简练，层次分明，条理清楚，标点正确。
第四条 凡是以协会名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
第五条 协会发文主要用于公布协会规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的相关文件；公布协会干部任免事项；公布重大事务、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关单位的重大事项。
第六条 协会及各分支机构发文执行登记制度，由秘书处专人负责，各类文件的发文须使用《日照市房地产业协会发文签批单》。
第七条 协会秘书处负责对文件起草、校对及文件的文号编发、承印等工作；各分支机构秘书长负责对文件起草、校对及文件的文号编发、承印等工作。
第八条 以协会名义发出的各类文件需经本会秘书长签发；以分支机构名义发出的各类文件需经分支机构主任审核、本会秘书长签发。
第九条 各种发文要连同底稿一式三份存档，同时报会长、轮值副会长、秘书长各一份，承办人员留存一份。
第十条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责签收、登记、审核、呈批和归档。
第十一条 收文登记要注明来文单位、发文字号、编号、标题、密级、份数、收文时间。
第十二条 秘书处根据来文函的保密等级报秘书长阅批。
第十三条 文件传阅过程中，若领导有指示意见，应认真登记并及时按指示意见办理。
第十四条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十五条 每次换届后清理一次协会文件，留存文件和有保存价值的材料，要及时做好存档工作。
第十六条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。
第二条 协会发文使用两个文号，即“日房协发”和“日房协函”。“日房协发”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件；“日房协函”是以协会的名义发出的函件，主要适用于协会秘书处与协会各分支机构、各会员单位之间的内部业务文件往来。该文号须加盖协会印章。
各分支机构发文使用的文号，根据分支机构名称分别为：即“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”、“日房协**”。适用于以协会各分支机构名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件；“日房协开函”是以协会各分支机构的名义发出的函件，主要适用于协会各分支机构与各会员单位之间的内部业务文件往来。该文号须加盖协会分支机构印章。
第三条 文件拟稿须符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级主管部门的有关规定。文件内容须明确具体，说明问题，切实可行，语言通顺，文字简练，层次分明，条理清楚，标点正确。
第四条 凡是以协会名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
第五条 协会发文主要用于公布协会规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的相关文件；公布协会干部任免事项；公布重大事务、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关单位的重大事项。
第六条 协会及各分支机构发文执行登记制度，由秘书处专人负责，各类文件的发文须使用《日照市房地产业协会发文签批单》。
第七条 协会秘书处负责对文件起草、校对及文件的文号编发、承印等工作；各分支机构秘书长负责对文件起草、校对及文件的文号编发、承印等工作。
第八条 以协会名义发出的各类文件需经本会秘书长签发；以分支机构名义发出的各类文件需经分支机构主任审核、本会秘书长签发。
第九条 各种发文要连同底稿一式三份存档，同时报会长、轮值副会长、秘书长各一份，承办人员留存一份。
第十条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责签收、登记、审核、呈批和归档。
第十一条 收文登记要注明来文单位、发文字号、编号、标题、密级、份数、收文时间。
第十二条 秘书处根据来文函的保密等级报秘书长阅批。
第十三条 文件传阅过程中，若领导有指示意见，应认真登记并及时按指示意见办理。
第十四条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十五条 每次换届后清理一次协会文件，留存文件和有保存价值的材料，要及时做好存档工作。
第十六条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。